Analyse the prompt first
Before writing, answer three questions: who am I writing to, why am I writing and what information must I include? Underline every content point. If the prompt requires an invitation, explanation and request, all three need to appear.
Message structure
- A greeting suited to the reader.
- The purpose in the first paragraph.
- Development of every prompt point.
- A request or next step when required.
- A closing and signature.
Polish phrases for an informal e-mail
- Cześć Aniu! / Drogi Marku!
- Piszę do Ciebie, ponieważ…
- Mam dla Ciebie dobrą wiadomość.
- Daj mi znać, co o tym myślisz.
- Mam nadzieję, że się zobaczymy.
- Pozdrawiam / Do zobaczenia!
Polish phrases for a formal e-mail
- Szanowna Pani / Szanowny Panie / Szanowni Państwo,
- Zwracam się z prośbą o…
- Chciałbym uzyskać informację na temat…
- Uprzejmie proszę o odpowiedź.
- Z góry dziękuję za pomoc.
- Z poważaniem
Do not mix registers. After Szanowni Państwo, informal phrases such as Cześć or Trzymaj się are unsuitable.
E-mail example
The Polish learning example below is intentionally left untranslated for practice.
piszę, ponieważ chciałbym zaprosić mieszkańców naszego budynku na wspólne spotkanie. Odbędzie się ono w sobotę o godzinie 16.00 na podwórku.
Podczas spotkania porozmawiamy o miejscu na rowery i podziale obowiązków. Proszę także przynieść coś do picia lub małą przekąskę. Jeśli pogoda będzie zła, spotkamy się w sali na parterze.
Proszę o potwierdzenie obecności do czwartku.
Z poważaniem
Jan Kowalski
Developing the text
Add a reason, example or result when sentences are too short. Replace Spotkanie będzie w sobotę with Spotkanie odbędzie się w sobotę, ponieważ wtedy większość mieszkańców ma wolny czas.
Link ideas with ponieważ, dlatego, jednak, ponadto, najpierw, później, na zakończenie. This creates a coherent message instead of a list.
Final checklist
- Did I answer every prompt point?
- Does the register suit the reader?
- Did I use paragraphs?
- Are verb forms and cases correct?
- Do I have a greeting, closing and signature?
Write your own e-mail
Choose a task, draft your text and receive an immediate structure check.